Definition af hovedregnskab
Tilgodehavende, også kendt som kreditors hovedbog, er datterselskab, der viser detaljerne for de forskellige leverandører eller leverandører af virksomheden sammen med deres kontosaldoer, der fremhæver det udestående beløb, som virksomheden skal betale.
Den sporer specifikke betalbare oplysninger for hver faktura, herunder:
- Fakturadato
- Faktura nummer
- Navn på leverandør / leverandør
- ordre Antal
- Beløb, der skal betales
Den generelle hovedkontosaldo for gældskontrakter sammenlignes med den afsluttende regnskabsbalance for at sikre, at begge konti matcher. En sådan sammenligning foretages som en del af periodeafslutningsprocessen (kvartalsvis / årligt).
Eksempel på hovedregnskab
Lad os analysere nedenstående eksempel for mere forståelse:
Købstransaktionerne for Titan Sports Gear Company er:
- 12. marts: Købte 20.000 dollars i varebeholdning med betingelser på 2/15 n 45, FOB-destination fra Mighty Sun Suppliers
- 18. marts: Returnerede varer til en værdi af $ 3.000, som blev beskadiget under forsendelserne den 12. marts.
- 27. marts: Betalt for varen fra købet den 18. marts fra Mighty Sun Suppliers minus retur og rabat.
Regnskabstransaktionerne blev registreret under den permanente beholdningsmetode i følgende regnskabsmæssige journalposteringer:
Købsdagbog
Merchandise Inventory A / C Dr ………………………………………………… $ 20.000
Tilgodehavende A / C ………………………………………………………………… $ 20.000
Cash Disbursement Journal
General Journal
Disse tidsskrifter vil blive publiceret yderligere i de gældskonti som nedenfor:
Leverandørkonto: Mighty Sun-leverandører
Sælger / datterselskab blev derfor opdateret for Might Sun Suppliers som:
Som vi kan se fra ovenstående tabeller, er leverandørbalancen for Mighty Sun Suppliers $ 0 (NIL), og den gæld, der skal betales, er også $ 0 (NIL). Da begge er nøjagtigt matchende, er det ikke nødvendigt at udarbejde en hel tidsplan for gældskonti. Hvis der er et saldobeløb, der er afventet, skal der foretages en separat tidsplan for betalbare konti.
Behandlingen af tilgodehavender ville også være på en lignende måde.
Der skal dog være en vis forsigtighed og konsistens, der kræves for at opretholde. Dette eksempel er kun for en leverandør og en måned. Der kan være flere poster og flere leverandører til et firma. Derfor bør der være en ordentlig mekanisme på plads uden plads til fejl, da forsoning kan være en vanskelig opgave.
Problemer i matching
Nedenfor er de måder, hvorpå General Ledger-kontrollen kan komme ud af synkronisering med de tilgodehavende:
- En manuel indtastning er foretaget i en af bøgerne, og der er ikke opretholdt nogen anden registrering. Dette vil gøre forsoning vanskelig.
- Bogføring til hovedbog (GL) fra modulet til regnskabspligt kan være slået fra på et tidspunkt. Dette er især i tilfælde af edb-optagelse af poster.
- En udstationeringsopgave kan være blevet afbrudt enten på grund af menneskelige fejl eller strømsvigt under jobbet. En transaktionslog bør overvejes for poster uden for balance. Hvis en komplet batch mangler, skal fakturahistorikken sammenlignes med hovedbogen.
- Der er en mulighed for, at al udstationering finder sted med succes på tidspunktet for indtastningen, men filen blev beskadiget i mellemtiden. Som en forebyggelsesmetode skal kopier af filen opbevares i et fysisk eller elektronisk format.
Fordele ved regnskabsregnskab
- Denne hovedbog kan tilbyde et hurtigt øjebliksbillede af de aktuelle leverandørsaldoer.
- Det er nyttigt som model til intern kontrol og revision.
- Ledere og bogførere kan sammenligne den underordnede saldo med hovedbanksaldoen for at forhindre fejl.
- Det hjælper yderligere med opdeling af pligter blandt medarbejderne. Der ville være en separat medarbejder, der registrerede transaktionen, og en anden, der kontrollerede for potentielle fejl. Det vil sikre effektivitet og stærk intern kontrol.
- Disse oplysninger kan bruges til at oprette en aldringsrapport, som yderligere viser navnet på sælgeren med individuelle forfaldne meddelelser. Det fremhæver også det udestående beløb for hver faktura, der ikke er betalt. Ændringerne i den forårsagede pengestrøm vil også blive fremhævet.
- Derudover, hvis der som en stigning i antallet af sene fakturaer, kan det fremhæve problemer med de tilgodehavende samlinger. Det påpeger, at kunderne tager længere tid end normalt at betale, hvilket muligvis kræver øjeblikkelig opmærksomhed.
Konklusion
Eksistensen af en regnskabsbog er ikke obligatorisk, men foretrækkes for at holde regnskaberne rene og organiserede. Sådanne hovedbøger hjælper med at holde styr på betalinger, der kan modtages og skal betales i flere år. Det er også et kritisk værktøj under revisionen og kan med succes linkes i tilfælde af undersøgelse af individuelle poster.
Chartered Accountants eller enkeltpersoner med en grad i handelsbaggrund kan udføre sådanne opgaver, hvilket gør det lettere for små kontorer og leverandører at føre sådanne konti.