Hvad er en kreditnota?
Et kreditmemorandum eller kreditnota er et dokument udstedt af sælgeren til køberen, der fungerer som kildedokument for salgsjournalen, der informerer køberne om, at sælgeren nedsætter eller krediterer det beløb, som køberen skylder sælgeren i kundefordringer i sælgerens konto.
Komponenter
Den svarer til den på en salgsfaktura og indeholder følgende komponenter, normalt i en produktorienteret industri. Detaljerne og oplysningerne i kreditnotaen gør det betydningsfuldt, og dermed brugen af det samme universelle og globalt accepterede i alle sektorer og industrier globalt.
- Indkøbsordrenummer (PO)
- Betalingsbetingelser og faktura
- Leveringsadresse på en liste over varer
- Pris for hver vare
- Mængde af hver vare.
- Købsdato
- Den samlede værdi af transaktionen
- Samlet diskonteret beløb udtrykt i hvert produkt
Nedenfor er billedet af et typisk kreditnotaformat. Vi kan se de ovennævnte parametre i det bestemte format.
Betydning
Sælgere bruger dette notat i stedet for at bruge en rabat for at spare penge. Når sælgere ønsker at nedsætte prisen for køberen, kan de kun gøre det på fakturaniveau. Dette skabte forvirring i sælgerens regnskab, når han skal spore det bestemte produkt, som blev diskonteret. Under beregningen af omsætningsindtægtsoversigten er det også vanskeligt at nedbryde for nedsatte produkter. For at undgå en sådan uklar forretningskreditnota udstedes.
Prisnedsættelsen i notatet vil blive specificeret på et produktniveau og er også let for transaktioner. Sælgeren kan også let spore det nedsatte produkt i tilfælde af kreditnota.
Eksempel på kreditnota
Virksomhed A er en fremstillingsvirksomhed, der leverer varer til firma B. Disse to virksomheder har en track record og har haft forretning i nogen tid nu. A har sendt en bestemt mængde varer til B. Salgeteamet i A har modtaget en ny prisliste over produkter. De nye priser er faktisk lavere end de tidligere priser. Dette kan skyldes forskellige årsager som f.eks. Et fald i råvarepriser, et fald i generalomkostninger osv.
Virksomheden ville have opkrævet B pr. Tidligere priser, og B ville have ryddet kontoen eller ej. I begge scenarier sender virksomhed A en kreditnota til virksomhed B, hvori det hedder, at B skal reducere det beløb, de skylder A, faldet i produktprisen skal være det nævnte beløb, og firma A reducerer det samme beløb i deres tilgodehavender. . Notatet vil være i den modsatte retning, hvis priserne på produkter, der sendes til firma B, er steget.
Normalt kommer det ind i billedet, hvis kunden har betalt mere eller mindre end den faktiske pris for de varer eller tjenester, der er taget. Det er et dokument udarbejdet til at justere de fejl, der er foretaget i salgsfakturaen, som allerede er behandlet og sendt til kunden. Sælgeren vil informere køberen om, hvor meget ekstra han har betalt i dokumentet, og han kan beholde optællingen af det under den næste transaktion.
Hvorfor bruger en sælger en kreditnota?
- Køberen returnerer muligvis et par eller alle købte varer til sælgeren.
- Leverede varer kan være den defekte, forkerte størrelse, farve; med andre ord leverer leveringen ikke købers forventninger.
- Køberen har en ny type krav til den samme forsendelse fra den samme sælger.
- Ændring er prisen på varer, der sendes til køberen.
- Når et fakturabeløb er overvurderet
- Rabatten anvendes ikke korrekt på produkterne.
- Når de leverede varer eller produkter bliver forkælet eller beskadiget inden deres udløbstid;
Ovennævnte grunde gør kreditmemorandum vigtigt for at gennemføre forretningstransaktionen med køb og salg. Med andre ord er en kreditnota det modsatte af fakturaen, som genereres og gives til køberen af sælgeren af produktet eller tjenesteudbyderen. Medmindre fakturaer kan kreditnotaer ikke pantsættes for at afvikle dem.
Begrænsninger
- Når du ansøger om kredit, skal det samlede antal fakturaer være mindre end eller lig med 1000.
- Ved tilbagekaldelse af kreditnotaen skal antallet af fakturaer også være mindre end 1000.
- Dens udstedelse vil medføre en overdreven udligningsafgift.
- Transaktionen tager også højde for den etiske tillid mellem de to parter i virksomheden.
- Køberen kan fejlagtigt argumentere for de leverede varer med det ene formål at benytte en kreditnota-facilitet.
Fordele
- Notatet oprettes med et enkelt klik og er let at dokumentere i stedet for at foretage manuelle poster, hvilket kræver mere tid og HR.
- Intet behov for manuelt at oprette negative indtægter for projekterne for at oprette en kreditnota;
- Den enkelte post, der indeholder alle oplysninger om forretningstransaktionen og dermed let at spore i regnskabet;
- I tilfælde af sporing tilbage til nedsatte produkter er det let, når der bruges en kreditnota i stedet for kun en faktura.
- Det er intet andet end fakturamodtagelsen af salget, men i den nøjagtige modsatte retning med hensyn til regnskabet.
- Det reducerede antallet af journalposter på kontoen, hvilket igen gør det let at spore og rapportere.
Konklusion
Et kreditmemorandum får forretningstransaktionen mellem køber og sælger til at ske på en jævnere måde. Det kan medføre nogle gebyrer, men sammenlignet de fordele, det har sammenlignet med fakturamodtagelsen, er en kreditnota praktisk. Det kan være kredit eller debitering afhængigt af prisudsving fra den faktiske pris. Produkternes prisvolatilitet i løbet af tiden bestemmer hyppigheden mellem de to parter. Samlet set kan det konkluderes, at en kreditnota, når den bruges, gør det let for sælgeren at spore tilbage til et bestemt produkts rabathistorik. Sælgeren øger eller reducerer sin tilgodehavende afhængigt af det samlede beløb.