Regnskabskontrol er de procedurer og metoder, som en enhed anvender for regnskabernes sikkerhed, gyldighed og nøjagtighed, men disse regnskabskontroller anvendes til overholdelse og som en sikkerhed for virksomheden og ikke for at overholde love, regler og reglerne.
Hvad er regnskabskontrol?
Regnskabskontrol er de foranstaltninger og kontroller, der vedtages af en organisation, der fører til øget effektivitet og overholdelse i hele organisationen og sikrer, at årsregnskabet er nøjagtigt, når det præsenteres for revisorer, bankfolk, investorer og andre interessenter.
Der er forskellige typer kontrol anvendt i en organisation. Der er heller ikke nogen ligefrem kontrolpolitik, der gælder for enhver organisation. Anvendelsen af kontroller for hver organisation er designet og implementeret til at passe til dens behov, virksomhedstype, ambitioner, mål og andre retningslinjer.
Typer af regnskabskontrol
Der er tre hovedkategorier for intern regnskabskontrol.
# 1 - Detektivkontrol
Som navnet antyder, er disse kontroller de kontrolelementer, der er på plads for at opdage enhver uoverensstemmelse og afvigelse fra de gældende politikker. Det tjener også formålet med integritetskontrollen.
For eksempel - en overraskelseskontrol af den faktiske kontantsaldo i hånden med kassereren og kontantbalancen pr. Konto vil sikre, om kassereren udfører sit arbejde nøjagtigt eller ej. Det kan også afspejle enhver bogføringsfejl. I et edb-miljø, hvor antallet er enormt i volumen og slutningen til slutbehandlingen af konti udføres af systemet, i disse tilfælde vil vi muligvis lægge en testfaktura og spore den, indtil kontoen afsluttes for at se, om det giver det ønskede resultat og det er i overensstemmelse med reglerne.
Den samme måde at sammenligne faktisk fysisk lager på lageret og slutbeholdningen pr. Bøger viser, om der er et problem i lagerbehandlingen, eventuelt plyndring eller normalt tab. At kontrollere, at alle aktiver, der vises i bøgerne, er fysisk til stede, sikrer også sikkerheden for aktiver.
Nu ved eksempler har vi forstået, at detektivkontrol anvendes uregelmæssigt og er mere af revisionskarakter for at identificere fejl eller uoverensstemmelser.
# 2 - Forebyggende kontrol
Kontrollerne anvendes dagligt i organisationen for at stoppe de fejl eller uoverensstemmelser, der sker i første omgang. Vi kan sige, at dette er de regler, som alle inden for organisationen skal overholde i deres daglige arbejde.
For eksempel - i et regnskabsmiljø, når en person bogfører en faktura, går den til en anden person til peer review og godkendelse. Når fakturaen er regnskabsmæssigt, foretages betalingen af et andet team. Dette kaldes adskillelse af pligter, og det sikrer, at en person hver dag ikke har kontrol over booking og betaling af fakturaer.
Jobrotation er et klassisk eksempel på forebyggende kontrol. I en stor organisation eller på et kritisk sted overføres personalet med jævne mellemrum for at sikre, at enhver person ikke har adgang til data eller aktiver i en længere periode, hvilket sikrer, at personen ikke bliver involveret i tyveri eller ulovlig aktiviteter.
I et edb-miljø er sikkerhedskopiering af data dagligt i skyen også en forebyggende kontrol for at undgå tab af data.
# 3 - Korrigerende kontrol
Dette er de kontroller, der kommer til at redde, når forebyggende og detektiv begge kontrollerne har undladt at undgå en fejl. I et regnskabsmiljø, der bogfører en postering til justering eller berigtigelse, er et eksempel på korrigerende kontrol. Når bøgerne er lukket efter regnskabsåret, og revisorer finder et problem, der skal løses. Genåbning af regnskabsårbøgerne og foretagelse af de justeringer, som en revisor har anmodet om, er også en del af en korrigerende kontrol.
For eksempel - Under bogføring af en journalpost har regnskabsføreren debiteret Mr. Tom i stedet for Mr. Robert for $ 500. I dette tilfælde er prøvebalancen stadig enig, og senere efter bekræftelse af hovedbøger blev denne fejl identificeret. Rettelsesposten her er at debitere Mr. Robert og kreditere Tom, hver med $ 500. Dette kaldes korrigerende kontrol.
Eksempler på intern kontrol til regnskab
Nedenfor gives eksempler på regnskabskontrol.
- Opdeling af pligter - behandler og godkender skal være to forskellige personer.
- Et uafhængigt bruger-id og adgangskoder skal gives til alle medarbejderne.
- Fysisk verifikation af lager og aktiver skal foretages.
- Bankafstemning og andre afstemninger mellem forsøgsbalancer skal foretages.
- Standarddriftsproceduredokumenter skal laves vedrørende procesflow.
- Overraskelseskontrol af små kontante saldi og kontantbeholdninger.
Fordele ved regnskabsmæssig intern kontrol
Nedenfor er nogle af fordelene ved regnskabskontrol.
- Handlingsloggen identificerer den person, der er ansvarlig for enhver fejl.
- Nøjagtighed af regnskaber og anvendelse af midler
- Effektiv udnyttelse af ressourcerne til det tilsigtede formål
- Nyttig i lempelse af revision
- Et stærkt fundament for en mere markant vækst
- Identifikation og afhjælpning af enhver identificeret uoverensstemmelse
- Sparing af omkostninger og ressourcer
Ulemper ved regnskabsmæssig intern kontrol
Nedenfor er nogle af ulemperne ved regnskabskontrol.
- Nogle gange irriterende og tidskrævende for medarbejderne
- De høje omkostninger ved vedligeholdelse af kontroller og standarder
- Overafhængig af regnskaber og revision
- Kopiering af arbejde
Vigtige punkter at bemærke om ændring i regnskabskontrol
- Enhver ændring i den ene proces påvirker den anden.
- Ændringen bør ikke foretages midt i en regnskabsperiode, da det vil påvirke transaktionsflowet.
- Eventuelle ændringer bør informeres til revisorer.
- Enhver ændring skal også dokumenteres og kommunikeres godt med alle interessenter.
- Det skal være omkostningseffektivt.
Konklusion
Regnskabsmæssig intern kontrol er ikke en nylig udvikling, de har været på plads i lang tid. Den mest betydningsfulde fordel ved regnskabskontrol er, at den gendanner troen hos offentligheden på de børsnoterede selskaber. I kølvandet på højværdiskandaler i USA af virksomheder som Tyco og Enron rystede offentlighedens tillid til regnskabssystemet.
SOX er også kendt som Sarbanes-Oxley Act, blev vedtaget af den amerikanske kongres for at beskytte interessenterne mod enhver regnskabsmæssig skandale. Dette gør det også til en tvang for organisationer at følge retningslinjer for offentliggørelse af virksomheder og andre krav. Pointen her er, at regnskabskontrol i dag er en integreret del af enhver organisation, uden hvilken regnskabssystemet er som en bil uden bremser, og ingen ønsker at tage en tur i en sådan bil. Så det er bydende nødvendigt, at enhver organisation, der stræber efter at blive stor og bedre, skal have robust regnskabskontrol på plads.