Sådan reduceres Excel-filstørrelse?
Nedenfor er de 4 metoder til at reducere filstørrelsen på Excel-projektmappen.
- Gem fil i binært format
- Konverter unødvendige formler til værdier
- Komprimer billede
- Sletning af drejecache
Lad os diskutere hver af metoderne detaljeret -
# 1 - Gem fil i binært format
Excel-filstørrelsen kunne reduceres ved at konvertere det normale .xlsx-format til .xlsb, som er det binære format. Dermed reduceres filstørrelsen til den mindst mulige størrelse.
- Trin 1 - Åbn Excel-fil .xlsx-format.
- Trin 2 - Klik derefter på fanen Filer. I rullelisten File File i Excel skal du vælge Save As i excel.
- Trin 3 - Vælg nu Gennemse indstilling , så vises en dialogboks.
- Trin 4 - Indtast derefter filnavnet i "Filnavn", vælg nu .xlsb-format i rullemenuen "Gem som type", og klik på "Gem".
Denne tilgang vil gøre det muligt for dem at udmærke sig ved at reducere størrelsen på regnearket.
# 2 - Konverter unødvendige formler til værdier
Den næste tilgang, der kan bruges til at reducere Excel-filstørrelsen, er at konvertere unødvendige formler til værdier. Nedenfor er listen over trin, som man kan bruge til at forstå metoden.
- Trin 1 - Åbn excel-filen, og vælg hele regnearket eller antallet af kolonner, der skal konverteres fra formler til værdier.
- Trin 2 - Tryk nu på “F5” -tasten, pop op-dialogboksen vises. Klik derefter på "Special".
- Trin 3 - Dette åbner en anden dialogboks som vist nedenfor, og klik derefter på alternativknappen for "Formler" og klik på Ok.
- Trin 4 - Nu hvor alle celler, der indeholder formler, er valgt. Gå til fanen Hjem, og klik på "Indsæt".
- Trin 5 - Vælg nu Værdier, når rullemenuen vises, når der klikkes på "Indsæt". Klik derefter på "Indsæt værdier".
- Trin 6 - Eller brug en genvejstast CTRL + ALT + V , så vises en dialogboks som nedenfor. Vælg alternativknappen for "Værdier", og klik på "OK".
Dette vil konvertere de valgte formler til værdier, som gør det muligt at reducere filen for at reducere og gøre regnearket lettere.
# 3 - Komprimer billede
Den næste tilgang er at bruge komprimere billedet i en excel-fil for at reducere projektmappens størrelse. Denne metode er vigtig, når vi har for mange billeder indeholdt i projektmappen eller regnearket, der driver til at øge størrelsen på excel-filen.
- Trin 1 - Klik på det billede, du vil komprimere. Gå derefter til "Format" -fanen i båndområdet som vist nedenfor.
Dette er billedværktøjet, der kun vises, når billedet er valgt.
- Trin 2 - I fanen "Format" skal du vælge "Komprimer billeder".
- Trin 3 - En dialogboks vises efter valg af ikonet for komprimeringsbillede.
- Trin 4 - Indstillingen "Anvend kun på dette billede" giver brugeren kun mulighed for at komprimere det valgte billede. Hvis du fravælger denne indstilling, kan alle billederne i projektmappen komprimeres. Vælg også indstillingen for "E-mail (96 PPI)", som er den mindste dokumentstørrelse til deling.
- Trin 5 - Klik på Ok, og gem projektmappen. Dette reducerer størrelsen på den samlede excel-fil.
# 4 - Sletning af pivotcache
Den følgende tilgang hjælper med at reducere excel-filstørrelsen ved at slette pivot-cachen, mens du opretter pivottabellen fra kildedataene.
- Trin 1 - Vælg fanen “Analyser” i pivottabelværktøjerne. Denne fane vises kun, når pivottabellen i excel-filen er valgt.
- Trin 2 - Klik nu på rullemenuen for drejningsmuligheder efterfulgt af muligheder.
- Trin 3 - Gå til fanen Data ved siden af en dialogboks.
- Trin 4 - Fravælg nu afkrydsningsfeltet for "Gem kildedata med fil". Denne indstilling opretter ikke nogen pivotcache og gør det muligt at reducere excel-filstørrelsen.
- Trin 5 - Vælg nu indstillingen til "Opdater data, når filen åbnes", dette vil sikre, at omdrejningspunktet opdateres, så snart excel-filen åbnes. Hvis indstillingen ikke er valgt, skal pivottabellen opdateres manuelt, hvilket vil føre til generering af pivotcache.
Trin 6 - Klik derefter på OK. Dette vil sikre, at excel-filstørrelsen reduceres.
Ting at huske
- XLSB-filformat har tendens til at åbne og gemme meget hurtigere, men der er endda et par ting at overveje, hvor makroaktiverede og forespørgselsbaserede Excel-filer ikke skal konverteres til XLSB, da de kan forårsage funktionelle fejl, mens de fungerer som XLSB.
- Også hvis Excel-filstørrelsen til XLSX-format er 5 MB til 7 MB, kan den efterlades som den er, kun hvis XLSX-filstørrelsen zoomer til dobbelt- eller tredobbelt cifre i MB'er. Derefter kan excel-filerne overvejes at reducere filstørrelsen ved hjælp af en af de bedst egnede fremgangsmåder.
- Der er andre tilgange såsom at bruge den komprimerede zip-mappe, dette gøres ved at højreklikke på excel-filen, gå til send og derefter klikke på en komprimeret zip-mappe. Dette reducerer filstørrelsen under deling. Dette kan også gøres ved at vælge flere filer og derefter komprimere filerne i en zip-mappe.
- Foretrækker pivottabeller frem for formler, der bruges til at opsummere data for generelt større datasæt, dette har mindre indflydelse på filstørrelsen. Også hvis der er højere brug af formler, skal du ændre den automatiske beregningstilstand til manuel tilstand i formelfanen. Dette gør filen åben, foretager ændringer, opdaterer Excel-filen og lukker filerne meget hurtigere.