Hvad er indkøbstidsskrifter?
Købstidsskrifter er specialtidsskrifter, der bruges af en organisation til at holde styr på alle kreditkøb. Det er også kendt som købsbog eller købsdagbog. Mens kredittransaktioner registreres i købsbogen, registreres kontante køb i en generel journal. Det er værd at nævne, at kun kreditkøb af varer registreres i sådanne tidsskrifter, og eventuelle kapitaludgifter er ekskluderet.
De fleste organisationer har en separat indkøbsafdeling, der tager sig af den komplette indkøbsproces, som er identifikation af krævede varer, klassificering, anmodning om tilbud, bestilling og bekræftelse af modtagelse af varer, der matcher den ønskede beskrivelse.
Komponenter i indtastning af indkøbsjournal
# 1 - To parter
I hvert køb er der to parter, en køber og en sælger. Begge parter accepterer en pris, der betales af køberen i betragtning af varer eller tjenester. Denne købspris er transaktionsbeløbet for alle købstidskrifter. Den person eller organisation, hvorfra købet foretages, kaldes leverandør, og når købet indføres på kredit, vises leverandøren som kreditorer i balancen indtil det tidspunkt, hvor betalingen foretages.
# 2 - Kreditkøb
En organisation erhverver forskellige varer og tjenester fra flere leverandører. Når varer købes med kredit, bogføres følgende journalpost - Lad os sige, at X Ltd. købte varer til en værdi af $ 500 fra Y Ltd. -
Når betaling foretages -
# 3 - Faktura
Faktura er et dokument, der udstedes af sælgeren til køberen. Det er et detaljeret dokument. Den indeholder fakturadato, navn og adresse på leverandøren, navnet på den organisation, den faktureres til, adresse og navn på den organisation, hvor varerne sendes, mængde og beskrivelse af varerne, betalingsmetode, der kræves af suppler, valutaen af fakturaen, afgifter osv. Faktura er et vigtigt dokument, der er et problem sammen med varer, og når den når køberen, vil køberen matche de varer, der er ankommet med den bestilte indkøbsordre.
# 4 - Indkøbsafdeling
De fleste organisationer har en separat indkøbsafdeling, der er ansvarlig for indkøb af varer. Så når en person eller afdeling har brug for varer, skal de sende en anmodning til indkøbsafdelingen. Hvis varerne allerede er tilgængelige på lageret eller lageret, udsteder indkøbsafdelingen varerne. Hvis varerne ikke er tilgængelige, identificerer indkøbsteamet den leverandør, der specialiserer sig i nødvendige varer, og de placerer ordren. Når ordren er ankommet, vil de kontrollere, at den matcher den krævede beskrivelse, og at antallet svarer til det, der blev anmodet om. Når indkøbsafdelingen har bekræftet, at varerne er modtaget, går fakturaen til konti til betaling.
# 5 - kreditnota
I tilfælde, hvor de leverede varer ikke svarer til beskrivelsen, har kvalitetsproblemer eller skader, og køberen skal returnere den til leverandøren. Derefter udsteder leverandøren et dokument kaldet kreditnota, som vil blive justeret mod betalingerne af varer i fremtiden. Lad os sige, at X Ltd. returnerede en værdi af $ 1.000, og Y Ltd. udstedte en kreditnota for den værdi. Næste gang X Ltd. køber $ 5.000, skal det kun betale $ 4.000, da $ 1.000 justeres mod kreditnota.
# 6 - Køb bog
Købsbogen registrerer alle kreditkøb på ét sted, og detaljer om leverandører, fakturanummer, valuta, mængde og andre detaljer er nævnt der. Saldoen for disse leverandører fra indkøbsposten overføres til individuelle hovedbøger, og i alt debiteres i alt en udgiftskonto. Dette er en af de grundlæggende bøger i bogføringsprocessen, som er afgørende for at udarbejde storebalancer, prøvebalance og endelige konti. Nedenfor er en eksempler på købsbog XYZ Ltd for august 2019. I dette tilfælde vil saldoen på $ 500, $ 1.000 og $ 2.000 blive bogført til individuelle hovedbøger fra Nike, Adidas og PUMA Ltd. Desuden debiteres købskontoen med $ 3.500.
Fordele ved købstidsskrifter
- Oplysningerne om alle leverandører findes ét sted, hvilket hjælper med at afstemme hovedbalancer og prøvebalance
- Let at vedligeholde og spore data til leverandøranalyse
- Det samlede kreditkøb og købstype findes ét sted
- Et vigtigt dokument for, at indkøbsafdelingen fungerer tilfredsstillende
- Under revisionen ved udgangen af året bliver det muligt at finde fakturanumre, der er relateret til eventuelle leverandører, fra købstidskrifter
- En af de berømte og meget vedligeholdte bøger
Ulemper ved købstidsskrifter
- En separat revisor er nødvendig, hvilket koster tid og penge
- Hvis den forkerte leverandørkonto er valgt i købsbogen, fører det til fejl i udarbejdelsen af prøvebalance og endelige konti
Konklusion
Købstidskrifter er en vigtig og væsentlig del af enhver organisations regnskabsproces. Når det er implementeret omhyggeligt, vil et lydsystem hjælpe med indkøb i tide, hvilket vil føre til besparelse i tid og penge. Købsanalysen ekstraheret fra disse tidsskrifter hjælper også med at forhandle om nye kontrakter. Købstidskrifter hjælper også med kreditoradministration, sporing af returnerede varestatus, kreditnotaer og opdaterede reskontosaldoer hos leverandører, som alle kræves for at en virksomhed skal få succes og opdateret. Det hjælper også med at lette revision ved at levere de data, der kræves af revisorer.